Outsourcing von digitalen Projekten – So klappt es!

Was genau ist Outsourcing?

Der Begriff Outsourcing setzt sich aus drei englischen Wörtern zusammen: outside, resource und using. Zu deutsch ist die Definition also: die Nutzung externer Ressourcen. Outsourcing ist eine Unternehmensstrategie, dessen Kern einfach beschrieben werden kann. Es handelt sich dabei um die Auslagerung von gewissen Aufgaben oder ganzen Projekten, welche zuvor innerhalb des Unternehmens umgesetzt wurden, an andere Unternehmen, welche auf dem ausgelagerten Gebiet ein besseres Knowhow und mehr Erfahrung haben. Das beauftragte Unternehmen erfüllt die ausgelagerte Aufgabe oder das Projekt mit einer dementsprechenden hochwertigeren Qualität und Quantität.

Beim Outsourcing ist es wichtig, nie das eigene primäre Aufgabenfeld auszulagern, sondern stets nur Sekundärfunktionen. Diese werden benötigt, um das Hauptbusiness besser und erfolgreicher ausführen zu können. Nicht nur für Großunternehmen ist Outsourcing attraktiv, auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können davon profitieren und sich so besser auf ihr Kerngeschäft fokussieren.

Wieso sollten Sie Ihr digitales Projekt bei itPortal24 outsourcen? Unsere Experten kennen sich in unserem Netzwerk bestens aus und finden immer den passenden Partner für Ihr Projekt. Dieser kommt mit dem passenden Knowhow und den entsprechenden Referenzprojekten. Erfahren Sie mehr über unser Unternehmen und welche Vorteile itPortal24 Ihnen und Ihrem Projekt bringt.

Die Vor- und Nachteile von Outsourcing

Vorteile von Outsourcing

• Zeitersparnis: Durch lange Erfahrung im ausgelagerten Gebiet gelangen die Experten deutlich schneller an das Ziel. Dabei muss sich kein neues Wissen angeeignet und keine Mitarbeiter fortgebildet werden.
• Kostensenkung: Die Zeitersparnis lässt die Kosten sinken, da weniger Arbeitsstunden bezahlt werden müssen. Zudem können Sozialversicherungsabgaben gespart werden. Allgemein kann gesagt werden, dass rund 20 % Kostensenkung durch Outsourcing anfallen.
• Höhere Qualität: Experten liefern durch die lange Erfahrung und Knowhow ein qualitativ höheres Ergebnis. Dies wird vor allem bei IT-Projekten deutlich, da erfahrene Entwickler stark von ihren IT-Kenntnissen profitieren.
• Steigerung der Effektivität: Durch die Auslagerung von Sekundärfunktionen kann ein Unternehmen sich auf das Kerngeschäft konzentrieren und dieses verbessern. Durch fokussierte Erfahrung wird auch die Produktivität und Skalierbarkeit gesteigert.
• Geringeres Risiko: Das eigene Unternehmen veranlasst keine großen Investitionen, sondern gibt Aufgaben sehr risikoarm ab. Das zeigt sich auch durch eine hohe Krisenfestigkeit von Outsourcing.
• Flexibilität: Durch das Einsetzen von externen Kräften, können die eigenen Arbeitskräfte im Unternehmen flexibler verteilt werden und dort arbeiten, wo sie benötigt werden.

Nachteile von Outsourcing

• Kontrollabgabe: Beim Outsourcing geben Sie in einem gewissen Maße immer Kontrolle über das Projekt ab, auch wenn Sie vorher mit Ihrem Partner alle Pläne genau kommunizieren.
• Höherer Kommunikationsbedarf: Sie geben Ihr Projekt nie komplett ab, es wird auch immer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen geben, welche sich mit dem Outsourcing-Partner befassen. Dabei ist es enorm wichtig, alle Anforderungen und Besonderheiten des Projektes zu verdeutlichen und stets alles klar zu kommunizieren.

Outsourcing – Das ist zu beachten

Das Outsourcing hat viele Vorteile, bringt jedoch auch betriebliche Herausforderungen mit sich. Um ein besseres Verständnis für die Hindernisse zu bekommen, sind im Folgenden die 5 größten Bereiche erwähnt, in denen Projektverantwortliche die größten Hindernisse sehen.

Die meisten Outsourcing-Projekte schlagen fehl, da die Auftraggeber die folgenden 5 Schritte nicht ausführen:

1. Klarheit der Rollen

Wie jeder gute Leader sollten die meisten Auftraggeber zunächst die Notwendigkeit einer vollständigen Klarheit über ihre eigene Rolle im Outsourcing-Prozess betonen. Sie sind die Brücke zwischen den Entwicklern und der IT-Abteilung.

Ein Auftraggeber muss die geschäftlichen Auswirkungen des Projekts verstehen. Für jedes IT-Projekt muss ein  vorliegen. Möglicherweise wird die Online-Präsenz des Unternehmens überarbeitet, indem die Website neu gestaltet oder eine neue mobile App hinzugefügt wird, mit der eine Geschäftseinheit besser mit Kunden kommunizieren kann. In jedem Fall müssen die Auswirkungen des ausgelagerten Projekts vom Auftraggeber klar verstanden und den internen und ausgelagerten IT-Teams ordnungsgemäß mitgeteilt werden.

Andererseits sollte ein Auftraggeber die technischen Komponenten des Projekts ebenso gut verstehen können. Solange sie die Nuancen des Projekts nicht versteht, wird es sehr schwierig sein, das Team zu führen. Großartige Auftraggeber verstehen ihre Rolle, die Anreize der einzelnen Stakeholder und müssen wissen, wie sie mit den einzelnen Parteien kommunizieren müssen, um alle motiviert zu halten.

2. Das große Ganze

Sobald der Auftraggeber seine Rolle im Outsourcing-Engagement verstanden hat, muss er verstehen, wie sich das ausgelagerte Projekt in alle anderen Tools und Produkte des Unternehmens integriert. Es ist wichtig zu wissen, wie sich eine Projektinitiative für ein Produkt auf andere Produkte oder Dienstleistungen im Portfolio auswirken kann. Wenn Sie beispielsweise eine neue mobile Applikation für Ihr Account-Management-Team entwickeln, sollten Sie im Voraus planen und alle anderen Plattformen untersuchen, in die sie integriert werden sollen. In diesem Fall möchten Sie möglicherweise, dass die Applikation in Ihren Kundenservice, Ihre sozialen Medien und andere kundenbezogene Tools integriert wird, damit Kundenbetreuer ein umfassenderes Bild von jedem Kunden über jeden Kontaktpunkt hinweg erhalten.

Wenn Sie diese großen Abläufe und Prozesse nicht berücksichtigen, können Sie ein isoliertes Produkt erfolgreich erstellen, müssen es jedoch ernsthaft integrieren, was zum Scheitern des Projekts führen kann.

3. Planung

Nachdem Sie Ihre Rolle kennen und die übergeordnete Sichtweise verstanden haben, wechseln Sie in die Planungsphase. Zur richtigen Planung Ihres nächsten Projekts müssen Sie eng mit Ihren Kunden zusammenarbeiten, um deren Bedürfnisse und Prioritäten zu verstehen. Jeder Aspekt des Meilensteins muss im Voraus geplant werden, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Natürlich gibt es ein Gleichgewicht, weil Sie agil sein wollen, damit Sie nicht jedes Detail in einem langfristigen Projekt planen können, aber es ist wichtig, dass Ihre Standards und Präferenzen klar sind und zumindest die Aufgaben für den nächsten Meilenstein, normalerweise 4 Wochen, klar sind. Eine ordnungsgemäße Planung trägt dazu bei, dass ein Projekt nicht von seiner beabsichtigten Richtung abweicht

Wichtige Standards, die vordefiniert werden sollten, sind: Dokumentation, Gestaltung, Architektur und Kommunikationsmethode.

4. Vertrauenswürdiger Partner

Wenn Sie einen vertrauenswürdigen Partner haben, können Sie diesen in die Planungsphase einbeziehen. Dabei sollten Sie sich auf die Ergebnisse konzentrieren, die Sie für ein bestimmtes Projekt anstreben, und sicherstellen, dass diese klar sind. Wenn Sie einen vertrauenswürdigen Outsourcing-Partner haben, können Sie deren Erfahrung bei der Entwicklung einer detaillierten Roadmap nutzen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, einen vertrauenswürdigen Outsourcing-Anbieter zu finden, bevor Sie mit Ihrem Projekt beginnen. So können Sie sich auf die Produktentwicklung konzentrieren, anstatt ständig die Anreize des Entwicklungsteams infrage zu stellen. Hierbei helfen wir Ihnen gerne, in unserem Premiumnetzwerk befinden sich über 200 zertifizierte Topentwickler und Agenturen.

5. Implizite Kommunikation

Die meisten Leute machen den Fehler, Informationen wegzulassen, während sie eine Projektbeschreibung teilen, da sie davon ausgehen, dass dies offensichtlich ist. Erfahrene Auftraggeber warnen vor diesem Verhalten. Sie betonten wiederholt, die Dinge im Detail zu erklären. Was für Sie offensichtlich ist, ist einem ausgelagerten Team, möglicherweise nicht so klar.

Dies ist umso wichtiger, wenn Sie zum ersten Mal mit einem Team zusammenarbeiten oder eine Partnerschaft mit einem Unternehmen eingehen, das über keine umfassende Erfahrung in Ihrer Branche verfügt. Außerdem gibt es immer einige einzigartige Aspekte Ihrer Geschäftsprozesse oder -struktur, die sich auf die Art und Weise auswirken, wie das Produkt aufgebaut ist. Es ist Ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass dies klar ist. Obwohl es schwierig ist, alle Details auszubügeln, tragen regelmäßige Berichte, Mitteilungen und Gegenprüfungen dazu bei, dass der Geltungsbereich richtig verstanden wird. Übermäßige Kommunikation ist immer besser als einige scheinbar offensichtliche, aber wichtige Details auszulassen.

Implizite Kommunikation ist ein größeres Problem in einem Remote-Arbeitsverhältnis. Daher ist es wichtig, dass Sie regelmäßig Videokonferenzen abhalten, um die Kommunikationslücke zu schließen.

Dies sind die 5 Bereiche, mit denen Auftraggeber normalerweise beim Outsourcing eines Projekts zu kämpfen haben und welche beachtet werden müssen, damit ein IT-Projekt so klappt wie gewünscht. Das ausgelagerte Tech-Team muss auf die Ziele des Produkts und des Geschäfts ausgerichtet sein. Wenn Sie über gute Planung, Ausrichtung und strukturierte Kommunikation verfügen, vermeiden Sie einige der häufigsten Gründe, warum ausgelagerte IT-Projekte scheitern. Wir vom itPortal24 legen großen Wert auf diese 5 Bereiche und verhelfen so Ihrem IT-Projekt zum Erfolg.

Sei es bei der Erstellung einer Website, eines Onlineshops oder der Entwicklung einer App, unsere Experten stehen Ihnen stets persönlich zur Verfügung. In einem kostenlosen und unabhängigen Beratungsgespräch besprechen wir gerne Einzelheiten Ihres Projektes – selbstverständlich verpflichten wir uns dabei zur Schweigsamkeit.

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