1. Definition: Was ist Change Management?
2. Anwendungsgebiete und Methoden
3. Der Prozess hinter Change Management
4. Kernelemente des Change Managements
5. Vor- und Nachteile für Unternehmen
Die Digitalisierung bringt für viele Unternehmen große Änderungen mit sich. Es werden neue technische Geräte eingeführt, Mitarbeiter sind im Home-Office oder es wird neue moderne Software verwendet. Mit dem richtigen Change Management sorgen Sie dafür, dass diese Systeme ohne Probleme in Ihrem Unternehmen eingeführt werden. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr zum Thema Change Management und wie Sie davon profitieren können.
Change Management hat eine lange Tradition. Grundsätzlich hat es schon immer Veränderungsprozesse (Change-Prozesse) gegeben. Die bewusste Begleitung dieser Prozesse kommt aus den 1930er Jahren in der USA. So richtig bekannt wurde es mit der Forschung von Kurt Lewin in den 1940er Jahren. Das Change Management (Veränderungsmanagement) umfasst alle Aufgaben, Maßnahmen und Aktivitäten, die bei der Einführung und Veränderung von Prozessen, Abläufen, Strukturen, IT-Systemen, Strategien, Werten und Verhaltensweisen in Unternehmen auftreten. Von diesen Abläufen gibt es grundsätzlich genügend an der Zahl, denn Heraklit von Ephesus (535-475 v. Chr.) hat schon gesagt: “Nichts ist so beständig wie der Wandel.” Und das gilt auch im Unternehmenskontext.
Change Management findet in jedem Unternehmen ständig statt. Sobald ein Veränderungsprozess stattfindet, entsteht Change Management. Teilweise werden diese Prozesse geführt, teilweise passiert die Veränderung unbewusst, bzw. das Projekt wird sich in diesem Bereich sich selbst überlassen. Der Veränderungsdruck für den Change-Prozess kommt oft aus unterschiedlichen Richtungen. Oftmals sind die Veränderungen auf 5 verschiedene Faktoren zurückzuführen:
Für eine erfolgreiche Veränderung ist ein bewusstes Change Management wichtig. Oftmals reicht es nicht aus, wenn die inhaltliche und technische Führung gleichzeitig der Change-Manager ist. Ein enges Zusammenspiel ist natürlich von Vorteil, aber eine Abgrenzung ermöglicht es, sich vollkommen auf jeden Bereich zu konzentrieren. Genauso wie bei der Entwicklung von Software nach der Scrum Methode, sollte der Scrum Master nicht gleichzeitig der Product Owner sein. Eine professionelle Begleitung erhöht stark die Chance, dass das Projekt erfolgreich durchgeführt wird und Ziele erreicht werden. Eine Veränderung ist oftmals kein Selbstläufer. Teilweise driften Veränderungen ohne bewusste Führung in Bereiche ab, in die es nicht gehen sollte oder es scheitert komplett. Auch in der Softwareentwicklung oder -einführung ist Change Management sinnvoll. Dadurch werden alle Stakeholder frühzeitig mit in den Wandel einbezogen und der Wandel kann auf ganzer Breite stattfinden.
Ein Veränderungsprozess wird oft durch Emotionen begleitet. Diese sind auch bei IT-Projekten sehr wichtig. Wenn eine neue App gelauncht wird oder eine neue Webseite online geht, kann es häufig zu Widerständen kommen. Mitarbeiter die an den zu verändernden Projekten gearbeitet haben und viel Herzblut reingesteckt haben, sind vielleicht (noch) nicht bereit sich auf etwas neues einzulassen. Richard K. Streich hat 7 Phasen identifiziert in denen sich oftmals diese Emotionen abbilden lassen.
Die emotionalen Phasen treten unterschiedlich stark auf. Bei starken und grundlegenden Veränderungen werden die Phasen intensiver erlebt. Ähnlich wie bei “schlechten Nachrichten”. Weniger intensiv ausgeprägt sind sie bei Kleinigkeiten oder wenn die Veränderung sich schon lange angebahnt hat.
Kurt Lewin (1890-1947) hat das Change Management grundlegend und frühzeitig geprägt. Seine drei Phasen sind auch heute noch im praktischen Einsatz.
Kritik an diesen drei Phasen kommt aus zwei Richtungen: Auf der einen Seite wird gesagt, dass dieses Modell zu statisch für heutige Veränderungen ist. Veränderungen passieren heute schnell, sodass nicht immer ein Phasenmodell durchlaufen werden kann.
Und auf der anderen Seite schaut Kurt Lewin hauptsächlich nur auf die interne Perspektive. Externe Faktoren, welche auch die Unternehmenswelt beeinflussen, werden weitgehends ausgeblendet.
Eine Erweiterung von Kurt Lewin, bzw. ein Aufbau auf die drei Phasen bildet das Modell von John P. Kotter. Er hat 8 Schritte entwickelt, welche eine Veränderung durchlaufen muss.
Ganz grundsätzlich stehen bei der Organisationsentwicklung folgende Kriterien im Vordergrund:
Bei einem Change Management Prozess hingegen geht es um folgende Merkmale:
Ziel ist es als Change-Manager die Eigenverantwortung zu stärken. Dies ergänzt die Hilfe zur Selbsthilfe.
Es gibt viele unterschiedliche Methoden. Ein paar wurden gerade vorgestellt. Obwohl es noch viele weitere Change Management Methoden gibt, widerholen sich bei vielen folgende Faktoren und Key Elements.
Weitere Methoden und Erfolgsfaktoren:
Wenn ein Unternehmen sich für ein offizielles Change Management entscheidet, hat die Wissenschaft nachweislich herausgefunden, dass ein Veränderungsprozess eine höhere Wahrscheinlichkeit hat, erfolgreich zu sein. Kein Change Management durchzuführen geht nicht. In solchen Fällen werden die Aufgaben nebenbei von anderen Projektmitgliedern übernommen. Dadurch bekommen wichtige Change Management Aufgaben nicht die richtige Aufmerksamkeit und evtl. verselbstständigt sich die Veränderung. Oder die Projektziele können nur teilweise oder gar nicht eingehalten werden. Oftmals ist ein Projekt am Ende teurer, als wenn es am Anfang geplant wird. Gerade bei IT-Projekten können Veränderungen schnell als eine “spinnerte Idee” aus dem IT-Keller abgestempelt werden. Dies wird wahrscheinlich nichts daran ändern, dass die Software eingeführt wird. Wenn aber am Ende die Nutzungsstatistiken zeigen, dass die Mitarbeiter die Software gar nicht nutzen oder nur in einem geringen Maße, braucht sich keiner zu wundern.
Eine Veränderung tritt bei IT-Projekten regelmäßig auf. Oftmals sind nicht nur eigene Strukturen davon betroffen, sondern auch externe Stakeholder, wie zum Beispiel Kunden. Auch diese müssen an Veränderungen gewöhnt werden. Ansonsten sind sie schneller bei der Konkurrenz, als das es einem lieb ist. Dadurch bildet fast jedes größere IT-Projekt gleichzeitig ein Change Management Prozess. Diese Veränderungen gilt es zu begleiten, sodass das IT-Projekt auch eine Chance hat. Nichts ist schlimmer als eine neu eingeführte Software, die keiner nutzen möchte. Oder eine neue Webseite, App oder Onlineshop, mit der keiner wirklich zurecht kommt.
Change Management ist ein wichtiges Instrument bei der Einführung von neuer Software, neuen IT-Strukturen oder anderen Veränderungen. Ein erfolgreiches Change Management stellt sicher, dass die Mitarbeiter wieder möglichst schnell an Flughöhe gewinnen und produktiv mit der neuen Situation umgehen. Es wird verhindert, dass Veränderungen nicht unnötig lange in den Anfangsstadien bleiben und sich evtl. ein falsch verstandener Widerstand bildet. Auch auf der Kundenseite ist ein Change Management von Vorteil. Gerade wenn es stärke Updates gibt oder komplett neue Tools eingeführt werden, müssen Kunden darauf vorbereitet werden. Auch dabei kann ein aktives Change Management helfen. Geführte Veränderungen sind zielgerichtet, sodass es einen möglichst geringen Streuverlust gibt.
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