IT-Outsourcing – Definition, Ziele, Vor- und Nachteile

Outsourcing Definition – Was ist Outsourcing?

Wenn Unternehmen und öffentliche Institutionen IT- oder Geschäftsprozesse an externe Dienstleister abgeben, dann spricht man von Outsourcing. Dabei steht es frei, die auszulagernden Leistungen an einen Dienstleister abzugeben (Single-Vendor-Outsourcing), oder verschiedene Bereiche von verschiedenen Spezialisten abdecken zu lassen (Multi-Vendor-Outsourcing). Ein typisches Beispiel von Outsourcing sind IT-Projekte. Viele Unternehmen besitzen keine eigene IT-Abteilung und lassen Ihre Server & Datenbanken von anderen Unternehmen als Dienstleistung entwickeln und verwalten.

Gründe für das Outsourcing in Unternehmen

Kostenkomponente

Im Bereich der Softwareentwicklung ist es häufig zu teuer, die nötige Expertise intern aufzubauen. Besonders mittleren und kleinen Unternehmen kann es schwerfallen, Ihre IT dauerhaft beschäftigt zu halten. Mit bedarfsorientiertem Outsourcing werden Effizienz gesteigert sowie die Ausgaben auf Notwendigkeiten gekürzt und Kosten langfristig gesenkt. Da Kosten nur durch die Inanspruchnahme anfallen, werden Fixkosten abgebaut und variabilisiert.

Strategische Komponente

Die Pflege der IT-Infrastruktur oder die Entwicklung von Applikationen benötigen ein hohes Fachwissen, um effizient umgesetzt werden zu können. Gleichzeitig darf das Kerngeschäft nicht vernachlässigt werden. Gezieltes Outsourcing kann hier für die nötige Entlastung sorgen.

Operative Komponente

Die Abrechnungen durch den Dienstleister ermöglichen eine transparente Betrachtung der Kosten. Auf schwankenden Volumen kann flexibel durch zügigen Auf- und Abbau von Kapazitäten reagiert werden → Geringere Kosten bei weniger Bedarf.

In welchen Fällen lohnt sich IT-Outsourcing?

Für Outsourcing geeignet

• Service-Leistungen
• Funktionen, die weg vom Kerngeschäft sind
• Aufgaben mit hoher Standardisierbarkeit
• personalintensive Aufgaben
• Aufgaben mit Fixkostencharakter
• leicht messbare Vorgänge

Wann ist Outsourcing nicht sinnvoll?

• Aufgaben nahe am Kerngeschäft
• Vertrauliche Bereiche
• Aufgaben mit hoher Individualität oder Komplexität
• schwierige Messbarkeit

Welche Formen von Outsourcing gibt es?

Business-Process-Outsourcing

Wenn ganze Geschäftsprozesse ausgelagert werden, dann spricht man von Business-Process-Outsourcing. Dazu können primäre Unternehmensprozesse wie Vertrieb, Marketing, Produktion und Forschung sowie sekundäre Unternehmensprozesse wie Kundenservice, Personal und Rechnungswesen gehören.

Managed Services

Hierbei handelt es sich um die Auslagerung wiederkehrender IT-Prozesse wie Anwendungen, Netzleistung, Speicherplatz, Security und Monitoring von IT-Infrastrukturen. Statt vom Unternehmen selbst, werden die ausgelagerten Leistungen von einem Managed Service Provider (MSP) erbracht. Durch das Monitoring können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden, bevor es zum Ausfall kommt.

Application Outsourcing

Am häufigsten kommt IT-Outsourcing in der Softwareentwicklung zum Einsatz. Dazu gehören Softwareentwicklung, Implementierung, Erweiterung, Support, Migration und Betrieb der Anwendung. Auch IT-Infrastruktur und Software-Lizenzen können übertragen werden. Die gewünschten Leistungen werden im Vorfeld definiert.

Infrastructure Outsourcing

Bezieht sich auf die Auslagerung von (Teilen) der IT-Infrastruktur. Dazu gehören Rechenzentrum (Server & Hosting), Netzwerke, Arbeitsplatzsysteme, Endbenutzer, Support und Telefonsysteme.

Off- vs. Near- vs. Onshoring

Der gewählte Service Provider muss sich nicht zwingend innerhalb der eigenen Landesgrenzen befinden. Auch die Auslagerung von Geschäftsprozessen ins Ausland kann Vorteile haben. Üblicherweise gibt es bei der Wahl des Outsourcing-Standorts drei Optionen: Man bleibt im Inland, verlegt die Prozesse in ein Nachbarland oder wählt das ferne Ausland. Die Begriffe dafür sind Onshoring, Nearshoring bzw. Offshoring. Jede Option kommt mit Ihren Vor- und Nachteilen.

Offshoring

Offshoring beschreibt die Auslagerung von Geschäftsprozessen ins Ausland, häufig in Länder mit einem niedrigeren Lohnniveau. Beispielsweise wird die App Entwicklung häufig nach Indien ausgelagert. Das Ziel ist dabei klar die Reduzierung von (Lohn-)Kosten. Herausforderungen wie Sprachbarrieren, kulturelle Unterschiede oder die Zeitverschiebung können das Projekt jedoch erheblich erschweren.

Nearshoring

Nearshoring ist ein Teilbereich des Offshoring und meint die Auslagerung von betrieblichen Aktivitäten in ein Nachbarland. Für Deutschland kämen beispielsweise Polen, Rumänien und Tschechien infrage. Dabei werden Probleme wie Zeitverschiebung vermieden, auch kulturelle Unterschiede fallen häufig nicht so groß wie beim Offshoring aus. Häufig sollen mit Nearshoring die Personalkosten gesenkt werden, bei gleichzeitig steigender Effizienz.

Onshoring

Onshoring bezeichnet die Inlandsverlagerung von Geschäftsprozessen. Vorteile liegen vor allem in der Flexibilität aufgrund der Standortnähe. Auch Kommunikation und Koordination sind sehr effizient. Darüber hinaus profitieren Sie von einer sicheren Rechtslage, die im Ausland unter Umständen nicht gegeben ist. Im Vergleich zu Off- und Nearshoring können jedoch höhere Servicekosten anfallen.

Welche Dienstleister eignen sich für IT-Outsourcing?

Systemhaus

Ein Systemhaus ist ein klassischer IT-Lieferant und bildet die Brücke zwischen Hersteller und Endkunden. Das Systemhaus übernimmt die Lieferung und Installation von Hardware und Software, heutzutage meist auch als Cloud Lösung im SaaS-Modell. Hinzukommen weitere IT-Leistungen wie Beratung, Support und Betreuung.

Die Betreuung gibt es üblicherweise in zwei Modellen:

Im Break/Fix Modell bieten Systemhäuser Unterstützung bei IT-Notfällen, wobei die Abrechnung nach zeitlichem Aufwand erfolgt.

Im Managed Services Modell nutzt das Systemhaus Tools zur IT-Überwachung und kann so präventiv reagieren, bevor es zum Ausfall kommt. Die Abrechnung erfolgt als Abonnement.

Agentur

IT-Agenturen sind Unternehmen, welche Produkte und Services zur Unterstützung der Geschäftsprozesse Ihrer Kunden anbieten. Zu den Leistungen zählen (Weiter-)Entwicklung von Apps, Webseiten, Onlineshops, Schnittstellen und individuellen Softwarelösungen sowie die Implementierung von Software, Marketinglösungen sowie IT-Infrastruktur und IT-Sicherheit.

Agenturen sind häufig auf einen Bereich spezialisiert. Die Entwicklung von Anwendungen und Software wird oft zu einem aufwandsorientiertem Festpreis angeboten. Langfristige Zusammenarbeit wie Wartung und Marketinglösungen werden per Vertragslaufzeit, im Abonnement oder per Stunden- bzw. Tagessatz abgerechnet.

Freelancer

Freelancer, oder auch freie Mitarbeiter, sind Selbstständige, welche projektbasiert Aufträge für Unternehmen umsetzen. Sie sind oft Experten auf einem Gebiet und können diese Expertise gezielt einbringen. Sie sind flexibel einsetzbar und können die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens stark erhöhen.

Probleme können jedoch auftauchen, wenn der Freelancer bei einem Notfall nicht verfügbar ist. Auch die Organisation von Ersatz bei krankheitsbedingtem Ausfall kann sich als schwierig gestalten. Die Abrechnung erfolgt meist pauschal oder per Stundensatz.

Welche Vor- und Nachteile bietet IT-Outsourcing?

Vorteile IT-Outsourcing

Flexibilität & Kosten

Wenn die IT-Systeme erst einmal laufen, fällt es KMUs oftmals schwer, eine Vollzeitstelle in der IT genügen auszulasten. Mit Outsourcing kann hier gezielt nach Bedarf vorgegangen und teils erhebliche Kosten gespart werden. Dazu erhält man die nötige Flexibilität, beispielsweise bei starken Wachstum kurzfristig den steigenden Bedarf zu decken.

Expertenwissen

Professionelle Dienstleister bestehen aus top ausgebildeten Mitarbeitern, welche sich der Expertise und Erfahrung aus zahlreichen Projekten bedienen. Häufige Updates und Neuerungen im IT-Bereich machen regelmäßige Trainings notwendig, um auf dem neusten Stand zu bleiben. Das erfordert Ausgaben, die nicht jedes KMU tätigen kann und möchte. Im Gegensatz dazu sind professionelle Service Provider immer up to date.

Managed IT Services

Schnelle und frühzeitige Reaktion auf potenzielle Fehler & Ausfälle durch Monitoring. Dienstleister gewähren so eine reibungslose Performance der IT-Systeme.

Unabhängigkeit vom Fachkräftemangel

Viele KMUs scheitern aufgrund des Fachkräftemangels daran, die interne Abteilung ausreichend zu besetzen. Anstatt Ressourcen in die Ausbildung zu investieren, können Unternehmen direkt auf Experten zugreifen.

Konzentration auf die Kernaspekte

Outsourcing ermöglicht den Fokus auf strategisch wichtige Ausgaben, indem wichtige Ressourcen durch die Beauftragung von Experten eingespart werden können. Damit werden nicht nur Effizienz und Produktivität in den Kernbereichen gesteigert, sondern auch in den ausgelagerten Bereichen.

Nachteile IT-Outsourcing

Sicherheitsrisiken

Besonders bei dem Umgang mit sensiblen Daten erfordert IT-Outsourcing sehr viel Vertrauen in den Dienstleister. Besonders die Verwendung von SaaS Lösungen kann Sicherheitsbedenken verschärfen.

Abhängigkeit

Wenn beispielsweise eine ganze IT-Landschaft oder vollständige Geschäftsprozesse ausgelagert werden, begeben sich Firmen in eine starke Abhängigkeit vom Service Provider. Die Wahl des richtigen Anbieters ist deshalb von äußerster Wichtigkeit.

Kontrollverlust

Die erfolgreiche Zusammenarbeit setzt eine gute Kommunikation voraus, denn durch Outsourcing wird immer auch ein Stück Kontrolle abgegeben, welche bei internen Abteilungen leichter zu wahren ist.

Unternehmenskultur und Moral

Outsourcing kann falsche Signale setzen, beispielsweise indem Mitarbeiter sich ersetzt fühlen. Mit einer offenen Kommunikation der Entscheidungswege können Führungspositionen eine positive Stimmung im Arbeitsumfeld fördern.

Cloud Computing löst traditionelles IT-Outsourcing ab

Außerhalb der Anwendungsentwicklung fragen Unternehmen klassisches IT-Outsourcing im Sinne einer vollständigen Abgabe immer weniger nach. Die Nachfrage nach Software-as-a-Service (SaaS) Modellen, bei denen Software sowie IT-Infrastruktur bei Hersteller liegen und gemietet werden können, steigt immer mehr. Besonders die Bereiche HR, CRM und ERP umfassen immer mehr cloudbasierte Lösungen.

Rechtssicherheit beim IT-Outsourcing

Je nach den Begebenheiten lassen sich IT-Outsourcing Verträge sehr unterschiedlich gestalten. Auch die rechtliche Einordnung der Verträge kann zur Herausforderung werden, da es sich meisten um einen Mix aus Dienst-, Miet-, Kauf- und Werkvertrag hält. Um Sicherheitsbedenken zu vermeiden, gilt die Faustregel, dass auch all jene Dinge, die eigentlich per Gesetz geregelt werden, bereits im Vertrag festgehalten werden sollten.

Folgende Punkte sind üblicherweise Teil der Vertragsregelung:

Die Leistungsbeschreibung

Gibt Auskunft über

• die gekauften Serviceleistungen
• die Vergütung
• mögliche Personalübernahme
• Haftung
• Sanktionen und Schadensersatz

Service-Level-Agreement (SLA)

Das SLA regelt,

• wie lange der Dienstleister erreichbar ist
• wie viel Personal aufgewandt wird
• wie viel Speicherplatz verfügbar sein soll
• den Ablauf von Kommunikation und Support

Non-Disclosure-Agreement (NDA)

Das NDA, bzw. die Vertraulichkeitserklärung, schützt sensible Betriebsinformationen. Das ist nicht nur wichtig für den Datenschutz – mit einer Vertraulichkeitserklärung können Sie beispielsweise auch Ihre App-Idee schützen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

In den AGBs werden die Rechte und Pflichten beider Vertragspartner geregelt. Unterschiedliche Vertragstypen erlauben unterschiedliche Regelungen für Gewährleistung, Verjährung oder Abnahme. Auch Haftung bzw. Haftungsbeschränkungen werden festgelegt. Hierbei ist eine wirksame Formulierung äußerst wichtig, um die Wirksamkeit der Haftungsbeschränkungen garantieren zu können.

Sonstiges

Weiterhin wichtig sind:

• auf Eventualitäten hinsichtlich des zukünftigen Bezugs von Leistungen achten
• Regelungen zu Einbezug von Subunternehmen des Dienstleisters (z.B. wegen Datenschutz notwendig)
• Regelungen zur Leistungskontrolle
• z.B. Dokumentationspflicht hilfreich bei Leistungsstörungen
• Übernahme von vielleicht bereits bestehenden Verträgen des Dienstleisters mit Dritten sollten geklärt werden
• Re-Insourcing sollte im Falle eines Rücktrittes oder der fristgerechten Beendigung des Vertrags geregelt sein

Softwareverträge zum Vorteil von Unternehmen

Softwareverträge behandeln die Erstellung oder Nutzung von Software und regeln die Übertragung der Nutzungsrechte. Dabei gibt es Unterschiede in der Rechtsform, die es zu beachten gilt:

• Welche Rechte soll der Kunde erhalten?
• Wird die Software dauerhaft vermietet bzw. verkauft oder nur für einen bestimmten Zeitraum?
• Erfolgt eine einmalige Auszahlung oder beispielsweise eine regelmäßige Bezahlung im Abo-Modell?

Datenschutz beim IT-Outsourcing

Im IT-Outsourcing Prozess wird der Dienstleister unweigerlich in Kontakt mit sensiblen Betriebsinformationen kommen. Dabei kann es sich um die konkrete Geschäftsidee Ihrer App handeln oder um vertrauliche Daten, die innerhalb der IT-Infrastruktur hinterlegt sind.

Der Datenschutz wird vor allem über die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Welche Anforderungen und Pflichten aus beiden Verordnungen greifen, ist im Wesentlichen von zwei Dingen abhängig.

Liegt Auftragsverarbeitung oder eine gemeinsame Verantwortlichkeit vor?

Bei einer Auftragsverarbeitung bleibt der Auftraggeber im Besitz der Daten. Der Dienstleister führt die Datenverarbeitung also nur weisungsgebunden auf. Der Datenschutz obliegt in diesem Fall alleinig dem Auftraggeber. Mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) lässt sich sicherstellen, dass Daten nur zweckgebunden nach Weisung des Auftraggebers verarbeitet werden.

Werden die Daten innerhalb oder außerhalb der EU verarbeitet?

Datenübertragung in Drittstaaten ist nur zulässig, wenn es eine Rechtsgrundlage gibt, die die Übermittlung legitimiert, spezifische Anforderungen zum Drittlandstransfer eingehalten werden, z.B. nur dann, wenn die Europäische Kommission festgestellt hat, dass das entsprechende Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau bietet

Wenn dies nicht vorliegt, müssen Garantien zum Schutz der Daten aufgestellt werden.

Fazit – Lohnt sich IT-Outsourcing?

Mit der Auslagerung von Geschäftsprozessen können Unternehmen und Institutionen deutliche Kostenvorteile sowie mehr Flexibilität gewinnen. Der aktuelle IT-Outsourcing Trend zeigt, dass immer mehr Unternehmen Cloud Services statt klassische IT-Outsourcing Leistungen in Anspruch nehmen.

Es gilt zu beachten, dass es viele verschiedene Outsourcing-Formen gibt. Eine genaue Kostenkalkulation mit den zu erwartenden Einsparungen steht am Anfang einer jeden Outsourcing-Aktivität. Die Wahl des richtigen Partners erfordert besondere Aufmerksamkeit, um sicheres und gewinnbringendes Outsourcing zu garantieren.

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