Was ist ein ERP-System?

Was ist ERP?

ERP steht für Enterprise Resource Planning (Geschäftsressourcenplanung). Bei ERP geht es also um die Steuerung der vielfältigen Unternehmensressourcen wie Arbeit und Kapital.

Durch eine effiziente Planung, Steuerung und Verwaltung von Geschäftsprozessen können Unternehmensstrukturen und Geschäftsprozesse optimiert werden.

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine integrierte Softwarelösung, die Unterstützung bei der Steuerung der Geschäftsressourcen bietet.

Integrierte ERP-Systeme enthalten verschiedene Module für jeweils verschiedene Geschäftsprozesse. Üblicherweise verfügt jedes ERP-System über Module für Vertrieb, Lagerhaltung, Buchhaltung, Produktion und Materialwirtschaft. Je nach System und Anwendungsfall werden jedoch auch weitere Module, wie beispielsweise CRM-Systeme, eingesetzt.

Innerhalb des ERP-Systems werden sämtliche Informationen aller relevanten Geschäftsprozesse abgebildet. Dadurch kann jederzeit auf wichtige Informationen zugegriffen und wichtige Korrekturen eingeleitet werden.

Moderne ERP-Systeme können nicht nur die geschäftsinternen Prozesse abbilden, sondern werden häufig dafür genutzt, die verschiedenen Unternehmen innerhalb von Lieferketten zu vernetzen und zu verwalten.

Warum sind ERP-Systeme wichtig?

In unserer modernen Welt müssen Unternehmen dynamischer sein als je zuvor, schnell auf Marktveränderungen reagieren können und fundierte Entscheidungen treffen. Besonders die Geschwindigkeit, mit der Informationen abgerufen und verwaltet werden können, ist ein wichtiger Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit. Die Möglichkeit zur Analyse und Verwaltung von Echtzeitdaten macht aus dem ERP-System ein unverzichtbares Tool für die Ressourcenplanung eines Unternehmens.

ERP Ziele

Wie Unternehmen von der Implementierung eines ERP-Systems profitieren können, zeigen die konkreten Zielen, die Unternehmen durch ERP erreichen wollen. Dazu zählen besonders die Folgenden:

• Verbesserung der organisatorischen Abläufe und Strukturen
• Verbesserung der Anpassungsfähigkeit an Unternehmens- und Marktveränderungen
• Optimierung der Geschäftsprozesse
• Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit

Wie funktioniert ein ERP-System?

Ein ERP-System besteht im groben aus verschiedenen Modulen sowie einer gemeinsamen Datenbank. Jedes Modul bildet jeweils einen spezifischen Geschäftsbereich ab. Dadurch können Unternehmen Ihre ERP-Lösung bedarfsorientiert skalieren.

Die Module sind über die gemeinsame Datenbasis integriert und tauschen automatisiert Informationen in Echtzeit aus. Um das zu ermöglichen, werden alle Geschäfts- und Informationsbereiche genau aufeinander abgestimmt.

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Gängige ERP-Module: Welche Unternehmensbereiche können im ERP-System abgebildet werden?

Über welche Module ein ERP-System verfügt, ist in jedem Anwendungsfall unterschiedlich. Die folgenden Module sind meist standardmäßig enthalten:

• Vertrieb
• Lagerhaltung
• Finanz- und Rechnungswesen (Buchhaltung)
• Personalwesen
• Produktion
• Materialwirtschaft (Zulieferer, Rohstoffe etc.)

Hinzukommen können weitere Module wie beispielsweise Controlling, Marketing, Forschung- und Entwicklung, Dokumentmanagement oder Bedarfsermittlung.

Bereitstellungsoptionen

In den 1990ern wurden ERP-Systeme in der Regel individuell entwickelt und als On-Premise Lösungen im Lizenzierungsmodell angeboten.

Moderne ERPs sind komplexe Systeme, welche fortgeschrittenere, die im Regelfall über die Cloud zur Verfügung gestellt werden und fortgeschrittene Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning nutzen. Cloud-Lösungen eignen sich sehr gut für kleine und mittelständische Unternehmen.

Weiterhin wird Hybride ERP-Software angeboten. Bei diesen zweistufigen ERP-Modellen werden einige ERP-Daten vor Ort und andere in der Cloud angelegt.

Bereitgestellt werden ERP-Systeme als Cloud-Lösung im Abonnement oder On-Premise im Lizenzierungsmodell. Weiterhin gibt es Hybride ERP-Software (auch zweistufiges ERP-Modell genannt), wobei einige ERP-Daten vor Ort, andere in der Cloud angelegt sind. Dieses Modell bietet einen guten Kompromiss für jene Unternehmen, welche von der Flexibilität der Cloud profitieren möchten, jedoch noch Vorbehalte haben, ihre gesamte IT in die Cloud zu verlagern.

6 Vorteile von ERP

Die Implementierung von ERP-Systemen bietet einige Vorteile, die Unternehmen wettbewerbsfähiger machen und deren Struktur verbessern. Je nach Branche und Unternehmen bieten ERP-Systeme folgende Optimierungspotenziale:

• Automatisierung

Wiederkehrende Prozesse werden automatisiert. Mitarbeiter werden entlastet und können sich komplexeren oder kreativeren Aufgaben widmen.

• Sicherheit

Die Daten werden zentral an einem Ort gelagert und müssen nur dort geschützt werden. So gibt es weniger mögliche Schwachstellen und Angriffspunkte.

• Berichte

Alle Geschäftsprozesse werden dauerhaft überwacht und können analysiert werden. Die Auswertungen helfen Ihnen dabei, ein tieferes Verständnis von Ihrem Unternehmen zu gewinnen und Optimierungspotenziale zu verstehen.

• Bessere Zusammenarbeit

Alle Daten werden zentral im ERP-System gespeichert. Dadurch wird die Kollaboration deutlich effizienter gestaltet.

• Einheitliche Methode

Ein ERP-System ist auch immer ein gewisser Standard, dem sich ein Unternehmen verschreibt. So kann eine gleiche Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter gewährleistet werden, wodurch der Qualitätsstandard erhöht wird.

• Echtzeitdaten

Echtzeitdaten ermöglichen es, schnell und effizient auf wichtige Veränderungen oder Probleme zu reagieren.

Welche Herausforderungen bringen ERP-Systeme mit sich?

Da ERP-Systeme häufig sehr komplex sind, kann deren Implementierung mit einigen Herausforderungen verbunden sein, mit denen Unternehmen umgehen müssen. Mögliche Nachteile von ERP-Software sind:

• Widerstand durch Mitarbeiter

Mit der Implementierung eines neuen ERP-Systems werden neue Geschäftsprozesse notwendig. Dabei kann es zum Widerstand innerhalb der Belegschaft kommen. Es ist hilfreich, zukünftige Nutzer schon früh miteinzubeziehen und klar die Funktionsweise sowie Vorteile zu kommunizieren.

• ERP-Projekte sind zeitaufwändig

Die Implementierung und Anpassung eines ERP-Systems kann viel Zeit beanspruchen. Es gilt: Je komplexer das System, desto mehr Zeit muss eingeplant werden.

• ERP-Systeme stellen immer eine Investition dar

Die Kosten für die Entwicklung, Implementierung und Wartung eines ERP-Systems sollten nicht unterschätzt werden. Legen Sie genau Ihr Budget fest und errechnen Sie im Vorfeld den ROI (Return on Investmet).

• ERP-Systeme bringen Unternehmen in Abhängigkeit

Das ERP-System bildet die zentrale Verwaltungsschnittstelle für Ihr Unternehmen. Einmal implementiert, hängen Ihre gesamten Geschäftsprozesse davon ab.

Bei sich einstellender Unzufriedenheit, beispielsweise wenn die Software nicht mehr den gesetzten Anforderungen entspricht, lässt sich das System dennoch wechseln. Der Aufwand eines solchen Systemwechsels ist meisten deutlich geringer als bei der Neuanschaffung.

Geschichte von ERP

Mitte des 20. Jahrhunderts nutzte Unternehmen noch viele verschiedene Verwaltungssysteme für Finanzen und den Einkauf. Mit MRP 2 (Manufacturing Resource Planning) entstand in den 1980ern das erste integrierte System für die Verwaltung von Fertigungsprozessen.

Mit fortschreitender Digitalisierung wurden dem System weitere Module hinzugefügt, woraufhin im Laufe der 90er und 2000er Jahren ERP entstand. Seitdem ist es möglich, Fertigungsprozesse, Vertrieb, CRM (Customer Relationship Management) und Personalwirtschaft in einem gebündelten System in Echtzeit zu verwalten.

ERP 2 stellt die neuste Stufe dar und zeichnet sich vor allem durch volle Cloud-Unterstützung, E-Commerce Funktionen, IoT-Integrationen und Supply-Chain-Management (Verwaltung der Lieferketten) aus.

ERP-System Kosten

Bei der Anschaffung neuer Software spielt die Kostenschätzung eine entscheidende Rolle. Besonders bei aufwändigen Lösungen wie ERP-Systemen ist es wichtig, Anschaffungskosten und Einsparmöglichkeiten gegenüberzustellen.

Eben weil ERP-Systeme jedoch sehr individuelle Lösungen sind, ist es kaum möglich, eine allgemeine Preisspanne zu definieren. Wie immer gilt, je komplexer das System, desto zeitaufwändiger die Implementierung und desto höher die Kosten.

Dennoch lassen sich einige Faktoren feststellen, die maßgeblichen Einfluss auf die Kosten einer ERP-Software haben.

Die wichtigsten Faktoren für die ERP-Projektkosten:

• Soll die Lösung On-Premise oder in der Cloud geliefert werden?
• Handelt es sich um eine individuelle Lösung oder SAP Standard?
• Wie viele Add-ons & Integrationen werden benötigt?
• Wie viele Arbeitsplätze/Lizenzen müssen eingerichtet werden?

Kostenschätzung

Laut Columbus Systems liegen die Kosten für einen On-Premise ERP-Arbeitsplatz bei zwischen 5.000 € und 6.000 €. Cloud-Lösungen sind weniger zeitaufwändig in der Implementierung, erfordern jedoch monatliche Nutzungsgebühren für Lizenzen und Hosting.

Die Kosten sind dabei immer im Verhältnis zum Funktionsumfang und damit auch Aufwand zu sehen. Wenn Unternehmensprozesse nicht vollständig über mit dem Funktionsumfang der Standardlösung abgebildet werden können, muss die Lösung individualisiert werden. Die Kosten sind dann abhängig von der Art der Anpassungen und ihrer Komplexität.