ERP-Implementierung: Das Wichtigste im Überblick

ERP: Definition

ERP (Enterprise Resource Planning) ist eine Software-Lösung, die zur Unterstützung von Geschäftsprozessen in kleinen, mittleren und großen Unternehmen eingesetzt wird. Es handelt sich dabei um eine integrierte Anwendung, die verschiedene Funktionen wie Finanz- und Rechnungswesen, Einkauf, Produktion und Vertrieb miteinander verbindet. Dem Namen entsprechend hilft eine ERP-Software, die Ressourcen eines Unternehmens besser zu nutzen. Durch die zentrale Erfassung und Verwaltung von Daten ermöglicht ein ERP-System eine effiziente Steuerung und Überwachung von Unternehmensprozessen sowie eine bessere Entscheidungsfindung auf Basis von Echtzeitinformationen.

ERP-Systeme sind wichtige Technologien für Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern möchten. Durch die erfolgreiche Implementierung eines solchen Systems erlangen Unternehmen eine bessere Kontrolle über ihre Ressourcenplanung. Datenflüsse werden abgebildet, analysiert und optimiert, um unternehmerische Entscheidungen auf eine fundierte Basis zu stellen.

Weitere allgemeine Informationen zum Thema ERP-System, sowie die Vorteile und die Kosten können Sie in diesem Artikel lesen: "Was ist ein ERP-System?"

Was ist ERP-Implementierung?

Die Implementierung von ERP-Systemen umfasst den Prozess der Einführung und Anpassung einer neuen Software-Lösung. Es handelt sich dabei um einen komplexen Prozess, der in der Regel von erfahrenen ERP-Beratern begleitet wird. Dieser Prozess startet mit der Analyse der Geschäftsprozesse, um eine Anpassung des ERP-Systems an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu ermöglichen. Auch die Schulung der Mitarbeiter und die Integration des Systems in die bestehende IT-Infrastruktur steht auf dem Plan. Die sorgfältige Planung und Durchführung der Implementierung sind entscheidend für den Erfolg eines ERP-Projekts; das dazu beiträgt, die Effizienz und Produktivität des Unternehmens zu steigern.

Das Implementieren kann als simultane Einführung (Big-Bang Umstellung) oder als sukzessive Einführung (schrittweise Umstellung) erfolgen.

Die richtige ERP-Software für Ihr Unternehmen

Die Auswahl des richtigen ERP-Systems kann für ein Unternehmen eine Herausforderung darstellen, da auf dem Markt eine Vielzahl von Optionen angeboten werden. Sei es SAP, Sage oder Oracle. Wichtig ist vorab gründlich zu evaluieren, welche Funktionen, Module und Eigenschaften das ERP-System haben sollte, um den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.

Eine gute Basis ist die Erstellung einer detaillierten Analyse der Geschäftsprozesse, die durch das ERP-System unterstützt werden sollen. Auch die Integrierbarkeit in bestehende IT-Systeme und die Skalierbarkeit des Systems sollten berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass das ERP-System auch in Zukunft den wachsenden Anforderungen des Unternehmens entspricht. Die Einführung einer ERP-Lösung betrifft zumeist viele Abteilungen eines Unternehmens, weshalb Sie die unterschiedlichen Bedürfnisse der Abteilungen unbedingt bei der Wahl beachten sollten.

Empfohlen ist auch, die Erfahrung und Kompetenz erfahrener ERP-Berater in die Entscheidung einfließen zu lassen. Eine gute Zusammenarbeit mit ERP-Experten und Ihrem Unternehmen ist ausschlaggebend für den Erfolg des ERP-Projekts. Daher sollten die Kommunikationswege, Art und Umfang der angebotenen Supportleistungen und Schulungen sowie die Service-Level-Agreements (SLAs) ebenfalls genauer betrachtet werden.

Selbstverständlich sollten die voraussichtlich anfallenden Kosten des ERP-Systems frühzeitig im Entscheidungsprozess berücksichtigt werden. Neben den Lizenzgebühren können Kosten für die Implementierung, die Anpassung, für Schulungen sowie für die Wartung anfallen. Planen Sie mit einem realistischen Budget und kommunizieren Sie dieses offensiv mit Ihrem Berater. So können Sie im Voraus sicherzustellen, dass das auszuwählende ERP-System den Anforderungen des Unternehmens entspricht und keine bösen Überraschungen bei den Lizenzkosten auf Sie warten.

Auswahlkriterien der ERP-Software: On-premise vs. Cloud

Zu entscheiden ist: Soll das ERP-System lokal (on-premise) oder in der Cloud gehostet werden? On-premise ERP-Systeme werden vor Ort installiert und betrieben, während Cloud-ERP-Systeme über das Internet von einem externen Anbieter gehostet werden und nur über einen Browser nutzbar sind. Beide Optionen haben Vor- und Nachteile.

On-premise ERP-Systeme bieten in der Regel mehr Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten, sie erfordern aber auch eine erhebliche Investition in die Hardware und die IT-Infrastruktur des Unternehmens. Eine Eigenschaft von On-premise-ERP ist, dass sie keine kontinuierliche Internetverbindung benötigen. Dies bedeutet, dass das Unternehmen z. B. bei Ausfall des Internets weiterhin auf das ERP-System zugreifen kann.

In den letzten Jahren haben sich immer mehr Unternehmen für Cloud-basierte ERP-Systeme entschieden. Gründe dafür sind die Skalierbarkeit und Flexibilität dieser Systeme. Cloud-basierte ERP können relativ schnell und einfach an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Darüber hinaus bieten sie eine nahtlose Integration mit anderen Cloud-basierten Anwendungen und Diensten, was den Informationsfluss und die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens verbessert. Ein weiterer Faktor, der zur steigenden Beliebtheit von Cloud-basierten ERP-Systemen beigetragen hat, ist die Kostenersparnis gegenüber On-premise-ERP-Systemen. Cloud-ERP erfordern keine hohen Investitionen in die Hardware und die IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Stattdessen zahlen Unternehmen in der Regel eine monatliche Gebühr, die auf der Basis der tatsächlichen Nutzung des Systems berechnet wird.

Nicht nur ERP-Systeme können in eine Cloud ausgelagert werden, sondern auch viele andere unternehmensrelevante Inhalte. Wie eine allgemeine Cloud-Migration funktioniert und welche Vorteile Sie davon haben, können Sie hier nachlesen: "Cloud-Migration"

ERP-Einführung: Was muss beachtet werden?

Eine erfolgreiche ERP-Einführung erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Folgende Aspekte sollten dabei beachtet werden:

Klare Ziele und Erwartungen definieren

Für die ERP-Implementierung und das gesamte ERP-Projekt sind klare Ziele und Erwartungen zu formulieren und diese mit allen beteiligten Parteien zu kommunizieren. Dabei sollten Prozesse über das gesamte Unternehmen hinweg beachtet werden. Dies hilft, die jeweiligen Erwartungen abzustimmen und sicherzustellen, dass alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten.

Kompetentes Team und Teamwork

Ein kompetentes Team mit ausreichendem Fachwissen und Erfahrung in der ERP-Implementierung ist unerlässlich. Die Teammitglieder sollten klare Rollen und eindeutige Verantwortlichkeiten haben und eng zusammenarbeiten. Hilfreich ist, wenn das Projektteam und der Projektleiter bereits gemeinsam andere Projekte erfolgreich umgesetzt haben. Sinnvoll ist es, zukünftige Key-User mit in das Team zu integrieren und deren Feedback frühzeitig einfließen zu lassen. Die MitarbeiterInnen sollten die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu dem Einführungsprozess und dem gewählten ERP zu äußern.

Geschäftsprozessanalyse

Bevor Sie sich für ein ERP-System entscheiden, sollten Sie in der Lage sein, die verschiedenen Prozesse in Ihrem Unternehmen dezidiert zu identifizieren und zu dokumentieren, einschließlich der Prozesse, die durch das ERP-System automatisiert werden sollen. Hilfreich kann es sein, Prozessdiagramme zu erstellen und ein Prozessmanagement zu installieren.

Change Management: MitarbeiterInnen richtig einbinden

Die Einführung eines neuen ERP-Systems kann eine große Veränderung für Ihre MitarbeiterInnen bedeuten. Aber wie bereite ich MitarbeiterInnen auf die Veränderungen richtig vor und entwickle ein angemessenes Change-Management-Programm? Sie sollten Ihre MitarbeiterInnen umfassend über die Vorteile des neuen Systems informieren, ihnen entsprechende Schulungen anbieten und sie nach Möglichkeit in den Implementierungsprozess einbeziehen, damit das neue System akzeptiert und im Zukunft effektiv genutzt wird. Insbesondere Key-User sollten intensiv geschult werden.

Korrekte Datenpflege und Datenvorbereitung

Zu gewährleisten ist, dass alle Daten vor der ERP-Einführung aktuell sind und ggf. bereinigt wurden. Sicherzustellen ist, dass Verantwortlichkeiten und Prozesse für die zukünftige Datenpflege klar definiert sind, die Mitarbeitenden darin geschult sind, die Datenqualität kontinuierlich aufrechtzuerhalten. Falls zuvor bereits ein ERP genutzt wurde, sind Möglichkeit zu nutzen, die Daten aus dem alten System in das neue ERP-System zu überführen.

ERP-Testphase durchführen

Während dieser Phase sollten alle Funktionen und Prozesse des Systems geprüft werden, um Mängel und fehlende Funktionen zu erkennen. Nach einer nicht zufriedenstellenden Testphase kann ein Wechsel zu einem anderen ERP-System sinnvoll sein. Viele Unternehmen verfallen dem Sunk-Cost Bias und scheuen diesen Schritt. Im besten Fall ist ihre erste Wahl eben die Richtige. Fallen die Probleme mit einem ERP erst auf, wenn es schon vollständig implementiert ist, kann das nicht selten ein Grund für das Scheitern eines ERP-Projektes in Gänze sein kann.

Die wichtigsten 7 Schritte der ERP-Implementierung

1. Vorbereitung und Anforderungsanalyse

In dieser Phase müssen alle Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens ermittelt werden. Dazu sind alle relevanten Stakeholder in den Prozess einzubeziehen.

Eine detaillierte Anforderungsanalyse hilft dabei, die Funktionen und Module des ERP-Systems zu bestimmen, die benötigt werden, um die spezifischen Geschäftsprozesse des Unternehmens zu unterstützen. Dito sind die bestehende IT-Infrastruktur und Systeme des Unternehmens zu berücksichtigen, um abzusichern, dass das ERP-System mit ihnen kompatibel ist.

Man unterscheidet allgemein in funktionale und nichtfunktionale Anforderungen:

Funktionale Anforderungen

Die funktionalen Anforderungen an die Software in Bezug auf Merkmale, Funktionen und Eigenschaften. Was soll Ihr zukünftiges ERP-System leisten?

Beispiele für funktionale Anforderungen

• Produktion (Kapazitäts- und Ressourcenplanung, Produktionsplanung)
• Beschaffung (Bestellüberwachungen, Rahmenverträge, Lieferantenanalyse, Disposition)
• Verkauf (von der Angebotserstellung bis zur Rechnungslegung, Verfügbarkeit und Lagerbestände)
• Versand (Kommissionierung, Rücksendeverfolgung)
• Fakturierung und Rechnungswesen (Schnittstellen zu DATEV, sevdesk u.a., Mahnwesen, Finanz- und Cashflowplanung)
• und viele weitere Punkte

Nichtfunktionale Anforderungen

Nichtfunktionalen Anforderungen bauen auf den funktionalen Anforderungen auf und beschreiben, wie gut die Funktion erfüllt bzw. eine Leistung erbracht wird. Sie können auch als Rahmenbedingungen oder Qualitätseigenschaften eines Projekts verstanden werden.

Beispiele für nicht funktionale Anforderungen:

• Wartbarkeit (modularer Aufbau, Mehrsprachigkeit, Sicherheitsupdates)
• Performance
• Erweiterbarkeit / Anpassungsmöglichkeiten
• Sicherheit und Zugriffsrechte (Verschlüsselung, DSGVO, Nutzerrechte)
• Zuverlässigkeit und Wartbarkeit (hohe Verfügbarkeit, Softwarewartung, Support, Erreichbarkeit)
• Dokumentation und Analyse
• Usability (Responsives Design und Mobile Optimierung, Browserbasiert)

Nur eine fundierte Vorbereitung ermöglicht eine genauere Schätzung der Implementierungskosten und der Dauer des Umsetzungsprozesses.

2. Beratung / Anbieter finden

Die Suche nach einem passenden ERP-System und Anbieter ist komplex. Empfehlenswert daher, einen erfahrenen ERP-Berater hinzuzuziehen, der das Unternehmen nicht nur bei der Auswahl des richtigen Systems und Anbieters berät, sondern auch bei der Implementierung unterstützt.

Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Sie mehrere Faktoren berücksichtigen. Wesentlich sind fundierte Branchenkenntnisse des ERP-Anbieters und praktische Erfahrungen zur Funktionalität des Systems. Zu prüfen sind des Weiteren: der kostenrelevante Umfang des Support- und Wartungsangebots, die Implementierungskosten sowie die Benutzerfreundlichkeit des Systems. Ratsam ist zudem, Referenzen von anderen Unternehmen einzuholen, die Erfahrungen mit dem Anbieter und dem ausgesuchten ERP-System haben.

Ein professioneller ERP-Berater sollte in der Lage sein, Ihr Unternehmen bei der Verhandlung von Verträgen mit Anbietern zu unterstützen, auch um eine passende Lösung zu einem fairen Preis zu finden. Ein Vergleich mehrerer Anbieter ist grundsätzlich sinnvoll.

3. Lastenheft und Pflichtenheft

Bei der Implementierung eines ERP-Systems ist das Erstellen eines Lastenhefts und eines Pflichtenhefts unverzichtbar.

Das Lastenheft ist ein Dokument, das die Anforderungen des Unternehmens an das zukünftige ERP-System beschreibt. Es enthält alle Funktionen und Prozesse, die das System unterstützen soll.

Das Pflichtenheft hingegen ist ein Dokument, das Art und Umfang der Implementierung des ERP-Systems aus Anbietersicht beschreibt. In diesem Heft sind alle Details des Einführungsprozesses einschließlich der Zeitpläne und des Budgets enthalten.

Die Übereinstimmung des Lasten- und Pflichtenheftes ist wesentlich für die spätere Akzeptanz der Implementierungsleistung.

4. Testversion in Unternehmensumgebung

Unerlässlich ist es, die Software vor dem Kauf auf ihre unternehmensspezifische Tauglichkeit und Praktikabilität zu prüfen. Erforderlich ist es, bei der Nutzung der Testversion realistische Szenarien und Prozesse des eigenen Unternehmens zu simulieren, um ein möglichst optimales Ergebnis zu erhalten. Während des Testlaufs sollte ein Protokoll geführt werden, um frühzeitig Schwachstellen sowie Optimierungspotenziale zu erkennen und zu dokumentieren.

5. Datenaufbereitung / Datenmigration

Die Datenaufbereitung und Datenmigration sind erforderliche Schritte bei der Einführung eines ERP. Hierbei geht es darum, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen, zu bereinigen, zu transformieren und in das neue System zu überführen. Vonnöten ist, dass die Datenstruktur und -qualität im Vorfeld überprüft wird, um einen reibungslosen Ablauf bei der Migration zu gewährleisten. Datenlücken und Inkonsistenzen in den Quellsystemen müssen identifiziert und behoben werden. Um Datenverluste zu vermeiden, sollten vor der Migration Backups erstellt und anschließend Tests durchgeführt werden, um zu gewährleisten, dass alle Daten korrekt übertragen wurden.

6. Change-Management / Schulungen

Eine Modifikation der Unternehmenssoftware bedeutet häufig auch eine Änderung der Arbeitsprozesse und -abläufe im Unternehmen. Damit alle MitarbeiterInnen mit der neuen Software umgehen können und die Vorteile des Systems ausschöpfen, ist eine umfassende Schulung notwendig. Hierbei sollten nicht nur die Bedienung der Software vermittelt werden, sondern auch die neuen Prozesse und Abläufe, die mit dem System einhergehen. Schulungen sollten regelmäßig wiederholt werden, um sicherzustellen, dass alle MitarbeiterInnen immer auf dem neuesten Stand sind und das System effektiv nutzen können. Ein effektives Change-Management umfasst die Einbindung der Key-User.

7. Inbetriebnahme / Wartung

Nach der Inbetriebnahme ist es wichtig, das System weiterhin zu überwachen und kontinuierlich zu optimieren, damit es den Anforderungen des Unternehmens auch mittel- und langfristig entspricht. Die Wartung umfasst regelmäßige Updates und Patches, damit das System sicher und auf dem neuesten Stand ist. Darüber hinaus können auch Änderungen an der Konfiguration sowie der Infrastruktur notwendig sein. Wartungen sollten mit fachlicher Expertise durch den ERP-Anbieter oder durch extra dafür geschulte MitarbeiterInnen Ihres Unternehmens erfolgen.

Die richtige Vorgehensweise: Klassisch versus agil

Bei der Einführung eines ERP-Systems gibt es zwei grundlegende Vorgehensweisen: die klassische, phasenbasierte und die agile Methode.

Bei der klassischen Methode wird die Einführung in Phasen durchgeführt, beginnend mit der Planung und Analyse, gefolgt von der Design- und Entwicklungsphase, der Testphase und schließlich der Implementierung. Diese Methode ist klar strukturiert und erfordert eine umfassende Planung, bevor der Prozess gestartet wird.

Im Gegensatz dazu verfolgt die agile Methode der ERP-Einführung einen iterativen Ansatz, der eine schnellere und flexiblere Umsetzung erlaubt. Die Implementierung wird in kurzen, inkrementellen Schritten durchgeführt. Es wird regelmäßig ein Feedback von den Nutzern und den Auftraggebern eingeholt, um Änderungen und Verbesserungen vorzunehmen. Diese Methode erfordert eine intensive Zusammenarbeit zwischen dem Entwicklungsteam und den Endbenutzern.

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