Best Practices für die Zusammenarbeit mit IT-Teams

Warum die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und IT-Dienstleister über Erfolg oder Misserfolg entscheidet

Die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und IT-Dienstleister entscheidet maßgeblich über den Erfolg eines Projekts. Dieser Artikel richtet sich an Dienstleister und Auftraggeber gleichermaßen und soll beiden Seiten helfen, effektiver und effizienter in IT-Projekten zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Schließlich kann es für beide Seiten kaum etwas Frustrierenderes geben als ein Projekt, das durch Missverständnisse, verzögerte Deadlines oder unerwartete Budgetüberschreitungen ins Stocken gerät. Studien zeigen, dass mehr als die Hälfte aller IT-Projekte scheitern oder nicht wie geplant verlaufen, und bei über 90 %ist zumindest eine Seite unzufrieden mit der Kommunikation oder den Ergebnissen.

Seit 2018 begleiten wir IT-Projekte, haben dabei tausende von Projekten betreut und matchen seitdem Kunden und Dienstleister erfolgreich. Durch diese Arbeit haben wir erlebt, was Projekte scheitern lässt und welche Faktoren die Zusammenarbeit nachhaltig fördern. Dieser Artikel teilt Best Practices und zeigt auf, wie Auftraggeber und Dienstleister gemeinsam Hindernisse überwinden und positive Ergebnisse erreichen können. Dazu kommen Beispiele und Ratschläge von beiden Seiten, die verdeutlichen, wie eine gelungene Zusammenarbeit aussehen kann und welche typischen Stolpersteine vermeidbar sind.

Die häufigsten Missverständnisse entstehen oft schon in der Anfangsphase: Kunden und Dienstleister haben häufig unterschiedliche Vorstellungen zu Deadlines und Verfügbarkeiten, vor allem, wenn Ressourcen knapp sind oder sich die Anforderungen während der Entwicklung ändern. Auch Budgetrahmen sind ein klassischer Streitpunkt – oft gibt es keine klare Transparenz darüber, welche Kosten für zusätzliche Features entstehen. Ein weiteres Missverständnis betrifft die Frage, wann ein Produkt „fertig“ ist und wie die Qualität aussehen soll. Kunden haben häufig höhere Erwartungen an die Perfektion, während der Dienstleister Lösungen anbietet, die innerhalb des vereinbarten Budgets und Zeitrahmens realistisch sind.

Mit diesen Einblicken in die häufigsten Stolpersteine und Erfolgsfaktoren bietet dieser Artikel praxisnahe Tipps für eine bessere, transparentere und erfolgreichere Zusammenarbeit, von der beide Seiten profitieren können.

Klarheit in der Zielsetzung: Die Basis für jedes erfolgreiche Projekt

Ein erfolgreicher Projektstart steht und fällt mit einer klaren Zielsetzung. Dabei gibt es unterschiedliche Kundentypen und Zielsetzungen – und das ist absolut notwendig und sinnvoll. Manchmal haben Kunden eine präzise Vorstellung von der Lösung, die sie anstreben. In anderen Fällen entwickelt sich das Ziel während des Projekts, zum Beispiel bei Start-ups oder Projekten, die sich noch in der Validierungsphase befinden. Besonders bei Gründern oder jungen Projekten geht es oft erst einmal darum, Annahmen zu überprüfen oder einen Prototyp am Markt zu testen, bevor das Endprodukt klar definiert wird.

Das Problem: Viele IT-Projekte starten ohne eine klare, schriftlich festgehaltene Zielsetzung. Stattdessen werden Ziele und Erwartungen oft nur mündlich kommuniziert oder entstehen im Dialog. Dies macht es entscheidend, frühzeitig mit dem Kunden zu arbeiten, um eine strukturierte Zielsetzung zu entwickeln. Hier kann es sinnvoll sein, gemeinsam Markt- und technische Analysen durchzuführen, um das Projekt auf ein solides Fundament zu stellen. Unsere Erfahrung zeigt, dass Projekte mit klar definierten Zielen eine signifikant höhere Erfolgschance haben – auch wenn eine gute Zielsetzung allein noch kein Garant für den Projekterfolg ist.

In professionellen Strukturen ist die Zielsetzung meist klarer und präziser formuliert, doch auch hier ist es wichtig, diese in technische Anforderungen zu übersetzen, die beide Seiten – Kunde und Dienstleister – gleich verstehen. Dabei geht es nicht nur darum, was am Ende erreicht werden soll, sondern auch, dass alle Beteiligten am selben Strang ziehen. Dienstleister und Auftraggeber müssen ein gemeinsames Interesse daran haben, das Projekt zum Erfolg zu führen. Für das Entwicklerteam bedeutet das, sich mit dem Projekt und dem Produkt zu identifizieren und ein klares Verständnis für das Ziel zu entwickeln, das es zu erreichen gilt. Nur wenn beide Seiten dasselbe Verständnis der Ziele haben und diese auch für die Umsetzung unterstützen, kann das Projekt langfristig erfolgreich sein.

Diese gemeinsame Zielsetzung ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden. Unterschiedliche Interpretationen des Projektziels sind häufige Stolpersteine in der Zusammenarbeit zwischen Kunde und Dienstleister. Ein klar formuliertes Ziel und die Abstimmung darauf sorgen nicht nur dafür, dass beide Seiten das gleiche Endziel verfolgen, sondern legen auch den Grundstein für eine konstruktive Zusammenarbeit. Die Zielsetzung sollte dabei immer auch flexibel genug bleiben, um im Projektverlauf weiterentwickelt zu werden und auf neue Erkenntnisse reagieren zu können – ohne dabei den roten Faden zu verlieren.

Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren

Eine klare Rollenverteilung ist entscheidend, um Missverständnisse und Verzögerungen zu vermeiden. In IT-Projekten sollte von Anfang an definiert sein, wer die Ansprechpartner sind und wie die Kommunikation abläuft. Auf der Auftraggeberseite ist es ideal, einen festen Ansprechpartner zu haben – in agilen Projekten etwa einen Product Owner, der eng mit dem Entwicklungsteam zusammenarbeitet und das Projekt vorantreibt.

Zu den klar definierten Rollen gehören unter anderem:

• Zuständigkeit für Inhalte: Wer liefert die Inhalte, wer prüft und gibt Feedback?
• Entwicklung und Umsetzung: Wer entwickelt, wer testet, wer ist für technische Entscheidungen zuständig?
• Kommunikationskanäle: Welche Tools und Kanäle werden verwendet, um den Dialog aufrechtzuerhalten und schnelle Entscheidungen zu ermöglichen? In der IT sind Tools wie Jira verbreitet, die Rollen und Verantwortlichkeiten festigen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Kontinuität. Rollen und Ansprechpartner sollten möglichst konsistent bleiben. Hier kann eine konstante Begleitung durch einen externen Partner, wie beispielsweise durch IT-Portal24, hilfreich sein, um Stabilität zu gewährleisten und Veränderungen im Team oder bei Ansprechpartnern aufzufangen.

Realistische Zeitpläne und Verfügbarkeiten

Ein realistischer Zeitplan und klare Absprachen über Verfügbarkeiten sind essenziell, um Deadlines einzuhalten und die Projektdynamik aufrechtzuerhalten. Gute Entwickler können Entwicklungsprozesse präzise planen und oft effizienter arbeiten als Teams, die neue technische Herausforderungen erstmals lösen müssen. Hier zeigt sich die Expertise, die zuverlässige Dienstleister von weniger erfahrenen unterscheidet.

Es ist wichtig, dass Verzögerungen frühzeitig kommuniziert werden, vor allem wenn unvorhersehbare Faktoren ins Spiel kommen, wie etwa Verzögerungen durch Hardware-Komponenten in IoT-Projekten. Besonders in agilen Projekten wird regelmäßig an Produkten und Features gearbeitet, sodass Entwicklungen in iterativen Schritten sichtbar sind. Dadurch bleiben beide Seiten flexibel und können frühzeitig auf Veränderungen reagieren, um Verzögerungen zu minimieren.

Technisches Verständnis und Erwartungshaltung

Eine klare und realistische Erwartungshaltung zu Beginn des Projekts ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Häufig sagen Dienstleister, dass sie alle geforderten Anforderungen umsetzen können, doch die Realität zeigt, dass nicht jedes Unternehmen technisch alle Anforderungen gleichwertig abdecken kann. Referenzen sind oft nur schwer einzuschätzen, da nicht alle veröffentlichten Projekte die tatsächliche Qualität und das volle Spektrum der Fähigkeiten widerspiegeln.

Ein guter Dienstleister wird hier Transparenz schaffen, indem er offen über technische Möglichkeiten und potenzielle Herausforderungen spricht. Für den Auftraggeber ist es hilfreich, langfristige Ziele und potenzielle Erweiterungen von Anfang an zu kommunizieren. So kann das technische Team eine skalierbare Architektur aufbauen, die zukünftige Erweiterungen erlaubt und flexibel genug ist, um das Projekt langfristig zu unterstützen.

Budgetplanung und Transparenz

Die Budgetplanung ist oft ein heikler Punkt, insbesondere bei der Wahl zwischen Festpreisangeboten und einer Abrechnung nach Stunden (Time & Material). Ein klar definierter finanzieller Rahmen sorgt dafür, dass das Projekt planmäßig voranschreitet und keine bösen Überraschungen auftreten. Bei Festpreisprojekten ist es entscheidend, den Projektumfang präzise abzugrenzen und klarzustellen, welche Leistungen und Features inkludiert sind und welche nicht.

Zudem sollten alle rechtlichen Fragen im Vorfeld geklärt sein, speziell hinsichtlich der Eigentumsrechte am Endprodukt. Ein sauber aufgesetzter Vertrag legt fest, wem das Produkt gehört, wer für Wartung und Weiterentwicklung verantwortlich ist und welche zusätzlichen Leistungen ggf. kostenpflichtig sind. Diese Transparenz hilft beiden Seiten, den Überblick über das Budget zu behalten und das Projekt innerhalb des vorgegebenen Rahmens zu steuern.

Zusammenarbeit nach Projektende: Wartung und Weiterentwicklung

Ein erfolgreiches IT-Projekt endet nicht mit der Implementierung der Software – im Gegenteil, in der digitalen Welt ist kontinuierliche Wartung und Weiterentwicklung ein Muss, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Software ist selten „abgeschlossen“, da sich Technologien ständig weiterentwickeln und sich Anforderungen am Markt schnell ändern. Eine enge Zusammenarbeit auch nach dem Go-live hilft sicherzustellen, dass die Lösung nicht nur funktioniert, sondern auch den dynamischen Anforderungen gerecht wird.

Ein wichtiger Bestandteil dieser Phase ist eine starke Feedback-Kultur, die beide Seiten fördern. Feedback entsteht in verschiedenen Projektphasen, von Design-Iterationen über Entwicklungsschritte bis hin zu Qualitätsprüfungen. So kann Feedback etwa über Design-Plattformen wie Figma gesammelt werden, wo Kunden direkt im Design kommentieren und Änderungen vorschlagen können. Ebenso kann ein Kommunikations-Tool wie Slack genutzt werden, um den Austausch zu erleichtern. Hier kann man themenspezifische Kanäle anlegen, etwa für Bug-Reports oder allgemeine Anfragen, die eine schnelle Reaktion ermöglichen. Regelmäßige Meetings und ein transparenter Austausch schaffen eine Feedback-Kultur, die den Projektverlauf und das Endergebnis nachhaltig verbessert.

Wartung und Weiterentwicklung gehen dabei Hand in Hand, betreffen jedoch verschiedene Bereiche. Während Wartung sich darauf konzentriert, dass die Lösung stabil und funktional bleibt (z. B. durch Bugfixes und Sicherheitsupdates), zielt die Weiterentwicklung darauf ab, die Software auszubauen und an neue Anforderungen anzupassen. Es ist empfehlenswert, bereits in der Planungsphase Wartungskontingente zu definieren, um die Budgetierung zu erleichtern. Oftmals werden in einem Vertrag Mindeststunden für Wartungsarbeiten nach dem Go-live festgelegt, um eine kontinuierliche Betreuung sicherzustellen. Bei größeren Projekten und Ausschreibungen ist es zudem üblich, dass eine Wartungsphase im ersten Jahr oder den ersten Monaten inbegriffen ist, um nach dem Launch einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Auch Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind in dieser Phase gefragt, da neue Features und Schnittstellen flexibel integriert werden müssen. Hier empfiehlt sich eine agile Vorgehensweise, um Entwicklungen iterativ voranzutreiben und bei Bedarf anzupassen. So wird zum Beispiel gemeinsam der Scope für neue Features definiert, erste Designs erstellt und in der Entwicklung implementiert. Diese flexible Vorgehensweise schafft Raum für Innovation und ermöglicht es, auf neue Marktbedürfnisse schnell zu reagieren, ohne den roten Faden des Projekts zu verlieren.

Eine besondere Herausforderung stellt der Übergang der Verantwortung dar, falls die Software von einem externen Dienstleister entwickelt wurde und nun intern gemanagt werden soll. Dieser Übergangsprozess muss sorgfältig geplant sein, mit klar dokumentierten Protokollen und Prozessen, damit das interne Team nahtlos übernehmen kann. Ob die Software extern betreut oder intern weitergeführt wird – der Schlüssel liegt in einer offenen und transparenten Kommunikation über diese Anforderungen von Anfang an.

IT-Portal24 steht als Partner während des gesamten Prozesses zur Seite, um eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Kunden und Dienstleistern zu gewährleisten. Mit unserer Erfahrung und der Fähigkeit, auch komplexe Projekte mit mehreren Dienstleistern zu koordinieren, stellen wir sicher, dass die Projekte langfristig erfolgreich bleiben und dynamisch weiterentwickelt werden können.

Fazit: Erfolgreiche Zusammenarbeit als Win-win-Situation

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und IT-Dienstleister ist mehr als die Umsetzung eines Projekts – sie ist die Basis für eine langfristige Partnerschaft und eine Win-win-Situation für beide Seiten. Durch eine klare Zielsetzung, die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten, realistische Zeitpläne und Budgettransparenz können viele Stolpersteine vermieden werden. Eine konstruktive Feedback-Kultur und die Bereitschaft zur Anpassung schaffen die Flexibilität, die in der heutigen dynamischen IT-Landschaft unabdingbar ist.

Von der Konzeption bis zur langfristigen Wartung und Weiterentwicklung bieten wir mit itPortal24 unseren Kunden die nötige Unterstützung, um IT-Projekte effizient und erfolgreich zu gestalten. Die kontinuierliche Betreuung nach Projektende sorgt dafür, dass unsere Kunden wettbewerbsfähig bleiben und jederzeit auf neue Entwicklungen reagieren können. So wird jedes Projekt zu einer echten Win-win-Situation, von der alle Beteiligten profitieren.