Was ist ein CMS? – Definition, Vorteile & Funktionen

Content Management System Definition – Was ist ein CMS?

Ein Content Management System (CMS) ist eine Software, mit deren Hilfe Inhalte auf einer Website verwaltet werden können. Ein CMS ermöglicht es, Internetseiten und Offline-Plattformen zu verwalten, ohne dabei mit HTML-Code arbeiten zu müssen. So werden interne Verlinkungen sowie das Einpflegen von Texten, Bildern und Videos deutlich vereinfacht.

Welche Vorteile bietet ein CMS?

Besonders vorteilhaft ist die Nutzung eines CMS dann, wenn es sich um eine Website mit vielen Inhalten und mehreren Unterseiten handelt. Denn die Pflege ist nicht nur leichter umsetzbar, sondern verlangt lediglich geringe Programmierkenntnisse. So wird die Pflege der Inhalte für einen größeren Personenkreis möglich und deutlich flexibler.

Zwei weitere wichtige Vorteile, die Content Management Systeme insbesondere gegenüber starren Homepage Baukästen haben, sind ihr größerer Funktionsumfang und die Option zur Erweiterung durch eigene Entwicklungen in Form von integriertem Code. Es handelt sich meist um skalierbare Lösungen, welche Unternehmen weiter individualisieren können. Für das Design kann entweder aus einer Reihe von Templates gewählt werden oder das Webdesign selbst erstellt werden.

CMS Nachteile: Was sind die üblichen Herausforderungen?

Obwohl der Einsatz eines CMS die weitaus weniger komplexe Alternative zur reinen Erstellung via HTML-Code darstellt, müssen Unternehmen bei deren Einführung doch mit einigen Herausforderungen umgehen können.

Mit der Einführung eines CMS ist es möglich, dass bereits bestehende Prozesse im Unternehmen umstrukturiert werden müssen. Zugleich müssen die Mitarbeitenden, besonders im Marketing, im richtigen Umgang mit der Software geschult werden. Grundsätzlich ist sicherzustellen, dass die Software sachgerecht installiert, upgedatet und fortwährend gepflegt wird.

Beachten Sie:

Die Schulung von Mitarbeitern sowie die adäquate Pflege eines CMS können auch für vermeintlich kostenlose Software Ausgaben hervorrufen, welche mit einkalkuliert werden müssen.

CMS Funktionen: Was sollte es können?

• Responsives Webdesign

Weil die meisten Internetzugänge heutzutage bereits über ein mobiles Gerät erfolgen, ist mobile first der vorherrschende Ansatz. Websites und Shops sollten dementsprechend auch auf mobilen Geräten visuell ansprechend und funktional angezeigt werden.

• Multimediale Inhalte

Eine gute Website besteht im Regelfall nicht nur aus Text. Die Pflege multimedialer Inhalte sollte in mehreren Formaten stattfinden können. Bilder können damit beispielsweise nicht nur als .jpeg oder .png eingepflegt werden, sondern auch im SEO-freundlichen WebP-Format.

• Paralleler Nutzerzugriff

Sobald mehrere Personen in die Web-Pflege involviert sind, sollte das CMS die Möglichkeit bieten, dass mehrere Benutzer parallel Änderungen vornehmen können. Hilfreich sind außerdem die Vergabe von Zugriffsrechten und die Definition von Nutzerrollen.

• Abbildung komplexer Workflows

Aufgaben werden i. d. R. in Einzelschritten von verschiedenen Nutzergruppen bearbeitet. Diese Workflows sollten ausreichend abgebildet werden können, um die nötige Übersicht zu wahren.

• Designvorlagen

Oftmals haben Unterseiten, wie beispielsweise die Artikel eines Blogs, das gleiche Layout. Anstatt diese Seiten mühsam immer wieder nachbauen zu müssen, sollte Ihr CMS die Funktion bieten, ein Template zu erstellen. Dieses kann dann wiederholt für denselben Anwendungsfall genutzt werden.

• Vorschau-Modus

Dies erscheint vielen Auftraggebern auf den ersten Blick nicht so wichtig, darf aber in keinem CMS fehlen. Denn im Backend alleine ist noch nicht ersichtlich, wie der Besucher die Seite im Frontend wahrnehmen wird.

• Analytics & Reporting

Wie gut eine Seite funktioniert, kann anhand von verschiedenen Metriken wie Aufrufe und Verweildauer überprüft werden. Auch Daten über die Zielgruppen für Unternehmen sind interessant, um datenschutzkonformes Retargeting zu betreiben. Im besten Fall können diese Daten direkt im CMS oder aber über eine Schnittstelle zu Google Analytics eingesehen werden.

• APIs bzw. Programmierschnittstellen

Eine Schnittstelle sollte standardmäßig im CMS vorhanden sein, um die Software mit Drittprogrammen zu verbinden und damit Daten und Prozesse auszutauschen. Schnittstellen können je nach Anwendungsfall angepasst werden. Beispielsweise Anbindungen zu Lager- und Logistikprogrammen, Abrechnungsprogrammen, Übersetzern, Shopsystemen oder zu Google Analytics und anderen Marketing-Tools.

• Gamechanger im E-Commerce: Targeting

Targeting bezeichnet das nutzerspezifische Ausspielen von Inhalten. Dadurch können Zielgruppen deutlich effektiver angesprochen werden. Üblicherweise führt Targeting zu einer steigenden Verweildauer auf der Seite und langfristig zu mehr Umsatz.

Welche CMS Arten gibt es?

Es gibt Content Management Systeme für unterschiedliche Anwendungsfälle und mit verschiedenen Schwerpunkten. Software wie WordPress, Webflow oder Typo3 sind insbesondere für Webseiten ausgelegt, während Shopify auf die Verwaltung von Onlineshops spezialisiert ist.

Grundsätzlich sind 3 Arten von Content Management Systemen zu unterscheiden:

• kostenlose Open Source Systeme
• Proprietäre Systeme bzw. Closed Source Systeme
• Individuell entwickelte Systeme.

Open Source CMS

Zu bekannten Anbietern aus diesem Bereich gehören der Marktführer WordPress sowie Typo3, Joomla und Drupal. Sie haben die Eigenschaft, dass der Quellcode der Software öffentlich einzusehen ist. Die Nutzung der Software ist dementsprechend kostenlos, gleichzeitig ist sie mit eigenem Code erweiterbar. Diese Art von CMS war bisher die häufigste Wahl von Unternehmen.

Obwohl die Software selbst kostenlos ist, können trotzdem weitere Kosten anfallen. Dazu gehören:

• Hosting (nur Webbetrieb)
• Webdesign
• Installation & Einrichtung
• Templates, Erweiterungen und Module
• Mitarbeiterschulungen
• Wartung und Betreuung

Proprietäre Systeme

Proprietäre Systeme, auch Closed Source Systeme genannt, zeichnen sich besonders dadurch aus, dass das CMS ausschließlich dem Hersteller gehört. Das hat zur Folge, dass der Quellcode meist nicht einsehbar und so die individuelle Anpassung des CMS nur eingeschränkt möglich ist.

Dadurch besteht eine starke Anbieter, andererseits profitieren Sie von hoher Sicherheit. Außerdem stehen Hosting und Support mehrheitlich direkt durch den Anbieter zur Verfügung.

Voraussetzung für die Nutzung der Software ist der Erwerb einer Software-Lizenz. Proprietäre Systeme kommen im deutschen Web-Bereich jedoch nur selten zum Einsatz.

Individuelle Systeme

Gängige Open Source CMS sind meistens ausreichend, besonders wenn es um die Pflege von Inhalten im Web geht. Zusätzlich gibt es jedoch auch außerhalb von Webseiten und Onlineshops Anwendungsfelder für CMS. Dabei kann es sich beispielsweise um firmeninterne Anwendungen handeln, oder um die Verwaltung der Inhalte eines digitalen Museums mit Bildschirmen und interaktiven Inhalten.

In solchen Fällen ist es sinnvoll, ein individuelles CMS entwickeln zu lassen, welches genau an die oftmals sehr spezifischen Anforderungen angepasst ist.

Headless CMS

Headless CMS, sogenannte kopflose CMS, verfügen über kein integriertes Frontend. Stattdessen können verschiedene Frontends mittels der standardisierten REST-API mit dem Backend verbunden werden. Der Vorteil ist, dass die Content unformatiert in das Backend eingegeben wird und parallel an verschiedene Kanäle verteilt werden kann. Die Formatierung findet erst im Frontend statt.

Headless CMS sind besonders beliebt bei Unternehmen, welche einen Omnichannel-Ansatz verfolgen.

Die 5 beliebtesten CMS im Überblick

Heutzutage findet sich ein breites Angebot an Content Management Systemen. Wie Sie der Grafik unten entnehmen können, liegt der Großteil der Marktanteile jedoch bei dem Anbieter WordPress. Nachfolgend stellen wir Ihnen die fünf weltweit populärsten CMS etwas genauer vor.

WordPress

• 2013 erschienen
• Anfangs für Blogs entwickelt, mittlerweile auch vollständiges CMS für größere Webseiten
• Leicht zu bedienen, dennoch große Auswahl an Funktionen
• Große Community dank starkem Marktanteil
• Viele Plugins und Erweiterungen

Shopify

• 2016 erschienen
• Skalierbare Web-Shop Lösung
• Auch für Anfänger geeignet
• Keine Programmierkenntnisse nötig
• Nicht sonderlich individualisierbar

Wix

• 2006 erschienen
• Homepage Baukasten – kein reines CMS
• Fokus liegt stärker auf Design
• Einfache Web-Gestaltung per Drag-and-drop; vollständig ohne Programmierkenntnisse
• Wenig Individualisierung möglich, dafür bequeme Bedienung

Squarespace

• 2004 erschienen
• All-in-one CMS, inklusive Website, E-Commerce & Marketing
• Verschiedene Templates und Design-Vorlagen
• Geringe Auswahl an Plugins, dafür mit CSS erweiterbar

Joomla

• 2005 erschienen
• Skalierbar und leicht zu bedienen
• Für Anfänger als auch Fortgeschrittene geeignet
• Zusatzpakete können jedoch Sicherheitslücken verursachen

Fazit

Ein CMS ermöglicht es, Inhalte organisiert und unkompliziert zu veröffentlichen. Somit ist das CMS ein unverzichtbarer Bestandteil für größere Websites und der Pflege redaktioneller Inhalte. Dennoch ist zu beachten, dass Content Management Systeme fachgerecht installiert und eingerichtet sein müssen sowie der Umgang mit ihnen erlernt werden muss. Die Wahl des richtigen Systems ist essenziell für die erfolgreiche Umsetzung. Halten Sie dabei vor allem die Funktionen, die Sie benötigen, als auch an die Kosten im Blick.

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